Много раз пробовал пользоваться разными todo-листами: как суперупрощенными а-ля текстовый файлик, так и мегакомбайнами вроде OmniFocus.

Результат всегда одинаков: тулза постепенно зарастает мхом и забрасывается. Процесс зарастания типичен и проходит примерно так:

• коллеги рассказали про ОченьКлевуюТулзу, выглядит достойно, надо попробовать;
• запихаю-ка я туда все текущие дела, разбитые на атомарные подзадачи;
• … проходит неделя игры в бирюльки по рекомендованному авторами тулзы и сообществом фен-шую;
• а давайте-ка я все упрощу: категоризатор не нужен, я им не пользуюсь, теги не нужны, я и без них все помню отлично;
• а еще можно подзадачи не делать, а записывать только макродела;
• так, большие дела можно не записывать: они настолько большие, что их сложно забыть;
• да и маленькие дела я тоже редко забываю;
• хм, что-то я в тулзу последний раз заглядывал неделю назад;
• а спишу-ка я ее в архив, раз все равно не пользуюсь.

Почему так происходит? Тому есть субъективные и объективные причины.

Субъективные:

• я очень редко (почти никогда) забываю дела;
• проблем с тем, чтобы держать в голове 10-20 домашних/рабочих дел, у меня нет;
• в действительно важных делах у меня всегда есть заинтересованные лица, общение с которыми эти дела забыть не дает;
• все рабочие дела есть в jira;
• минорную мелочь забыть не страшно, я ее все равно вспомню;
• если я что-то напрочь, совсем забыл, то ничего страшного: видимо, не так сильно и хотелось.

Объективные:

• иметь список из чрезмерно большого числа дел нет смысла: 100 важных дел в списке значит то, что ты занимаешься не тем и не так, что-то надо менять в организации работы, а не в процессе управления ей;
• по многим делам все проволочки, забывания и задержки обусловлены тем, что дело зависло в блокирующем ожидании какого-то партнера, которому наличие у меня любого наикрутейшего todo ускорения никак не придаст;
• у “правильного” ведения дел слишком большой бюрократический overhead;
• раз в полгода появляется очередной, СамыйПравильныйПодход к ведению дел: следовать моде смысла нет.

Какой итог для меня? Итог простой: не надо пытаться исправить то, что и так, без всяких todo работает.